Seasonal Booking Workflow

La galería recibe cada temporada un número variable de solicitudes de visita para ver obra en depósito y piezas que no están colgadas en el recorrido virtual. Durante los meses de mayor actividad, el equipo se encontraba gestionando estas peticiones por correo electrónico, con hojas de cálculo que se desactualizaban rápido y sin una visión clara de qué espacios estaban disponibles en la sala de consulta.

El objetivo del proyecto era ordenar ese proceso sin añadir complejidad innecesaria. Necesitábamos un flujo que permitiera al equipo registrar la solicitud, asignar una franja horaria real y confirmar al coleccionista los pasos siguientes, todo desde una misma pantalla y sin depender de mensajes cruzados.

La solución se construyó alrededor de tres decisiones concretas:

• Un formulario de reserva con campos mínimos: nombre, piezas de interés y rango de fechas preferido. Nada más.
• Un calendario compartido que bloquea automáticamente las franjas ya asignadas, evitando dobles reservas.
• Una plantilla de confirmación que se envía al visitante con la dirección de la galería, el horario acordado y el nombre de la persona que lo atenderá.

Durante las primeras semanas de uso, el equipo detectó que muchas solicitudes llegaban con poca antelación. Ajustamos el flujo para que el formulario mostrara un aviso cuando la fecha solicitada estaba a menos de 48 horas, dando prioridad a las visitas ya confirmadas y ofreciendo alternativas cercanas.

El resultado fue un proceso más predecible: menos correos pendientes, menos confusiones de horario y una atención más tranquila para quienes visitan la galería. El sistema no resuelve todo, pero eliminó la fricción principal y dejó al equipo con más tiempo para preparar las piezas y la documentación de cada obra.