Client Onboarding Portal

Cuando la galería empezó a recibir más solicitudes de artistas interesados en exponer, el proceso de admisión se volvió un cuello de botella. Cada postulante enviaba su material por correo, con formatos distintos, y el equipo curatorial perdía días ordenando archivos, respondiendo consultas repetidas y rastreando el estado de cada carpeta. Necesitábamos un punto de entrada único que ordenara la información sin sacrificar el criterio humano de selección.

El portal de incorporación que diseñamos para Pictoria centraliza la recepción de portfolios, declaraciones de intención y fichas técnicas en un solo flujo. El artista completa un formulario guiado por etapas: primero los datos de contacto, luego la selección de obras con su técnica y año de producción, y finalmente la carga del certificado de edición limitada cuando corresponde. Cada envío queda registrado con fecha y estado visible para el equipo, lo que eliminó las cadenas de correos perdidos.

La implementación se hizo en dos meses, con una primera versión interna para el equipo curatorial y una fase de pruebas con cinco artistas que ya habían participado en exposiciones anteriores. Sus devoluciones nos permitieron ajustar los campos obligatorios y simplificar la carga de imágenes, que era el paso que más fricción generaba. El resultado final redujo el tiempo de revisión de cada postulante de tres semanas a cinco días hábiles.

• Formulario guiado en tres etapas con guardado automático de avance.
• Panel interno con filtros por técnica, paleta cromática y año de producción.
• Notificaciones automáticas al artista cuando su carpeta cambia de estado.
• Exportación de fichas en PDF para el archivo físico de la galería.

El portal no reemplaza la mirada curatorial, pero sí libera tiempo para lo que importa: leer las obras, conversar con los artistas y decidir con contexto. Hoy es la puerta de entrada estándar para toda nueva postulación, y el equipo planea sumar una sección de preguntas frecuentes para resolver dudas sobre derechos de reproducción y enmarcado antes de que lleguen al correo.